Microsoft beendet Gratislizenzen - NGOs verlieren massig Daten

Für viele gemeinnützige Organisationen war Microsoft 365 jahrelang ein zentraler Bestandteil ihrer digitalen Infrastruktur. Mit dem Auslaufen kostenloser Premium-Lizenzen verloren nach Angaben eines Insiders über 170.000 Organisationen ihre Daten.

Das Ende eines Förderprogramms

Betroffene werfen dem Konzern nun vor, nicht ausreichend über die Umstellung informiert zu haben. Microsoft hatte das Förderprogramm 2013 eingeführt, wie das Online-Magazin Slate berichtet. Kleinere Nonprofits konnten darüber unter anderem Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 kostenlos oder stark vergünstigt nutzen.

Slate hat ein Beispiel dazu aufgedeckt und interessante Informationen erhalten. Zu den Nutzern gehörte Canopy, eine Stiftung zur Unterstützung nachhaltiger Projekte. Mitgründer Ronald Khosla ist dort auch Vorsitzender und IT-Verantwortlicher. Die Organisation arbeitet ohne bezahlte Mitarbeiter und nutzte Microsoft-Dienste unter anderem für Dokumente und Kommunikationsdaten.


Microsoft kündigte im Frühjahr 2025 an, die kostenlosen Lizenzen schrittweise einzustellen. Betroffene Kunden sollten auf andere Angebote für gemeinnützige Organisationen wechseln, um Unterbrechungen und Datenverluste zu vermeiden. Die bisherigen Programme seien beendet worden, um das Förderangebot zu vereinfachen und zu bündeln, teilte Microsoft mit.

Daten endgültig gelöscht

Khosla ging zunächst davon aus, dass Canopy nicht unmittelbar betroffen sein würde. Die Organisation hatte ihre Lizenz im Oktober 2025 verlängert. Eine Bestätigung von Microsoft soll den Zugriff bis zum 4. Oktober 2026 zugesichert haben.

Am 11. Juni stellte Khosla jedoch fest, dass die bei Microsoft gespeicherten Daten verschwunden waren. Der Support habe ihm zunächst mitgeteilt, die Dateien könnten wiederhergestellt werden. Später sei diese Auskunft korrigiert worden: Die Daten seien endgültig gelöscht.

Nach Darstellung des Slate-Berichts handelt es sich nicht um einen Einzelfall. Betreiber kleiner gemeinnütziger Einrichtungen berichteten in Microsoft-Foren, auf Reddit und in anderen Online-Communities von gesperrten Konten und gelöschten Dateien. Eine Organisation aus dem Bereich der Kinder- und Gesundheitsversorgung verlor demnach rund 500 GB an Daten. Zudem fielen Anwendungen wie Power Automate und Forms weg, die für die Spendenverwaltung und organisatorische Abläufe genutzt wurden.

Streit über die Kommunikation

Microsoft erklärte, bereits im Frühjahr 2025 mit der Information betroffener Kunden begonnen und während der Übergangsphase Unterstützung angeboten zu haben. Einige Organisationen erhielten Warnungen und konnten ihre Daten rechtzeitig auf andere Plattformen übertragen.

Andere Verantwortliche berichten dagegen, keine verständliche Mitteilung erhalten zu haben. Für zusätzliche Verwirrung sorgte, dass Microsoft zeitweise weiterhin mit kostenlosen Angeboten für Nonprofits warb. Einige Nutzer hielten die Hinweise auf das bevorstehende Ende deshalb für Spam. Die Änderung war zwar öffentlich dokumentiert, nach Einschätzung von Experten aber schwer auffindbar und nicht deutlich genug kommuniziert.

Folgen für kleine Organisationen

George Weiner von der Beratung Whole Whale schätzt, dass rund 400.000 kleinere Organisationen von der Umstellung betroffen waren. Für viele Nonprofits mit einem Jahresbudget von weniger als einer Million Dollar habe der Wert der kostenlosen Microsoft-Dienste etwa 30 Prozent der IT-Ausgaben ausgemacht.

Microsoft bietet weiterhin spezielle Tarife für gemeinnützige Organisationen an. Die günstigeren Varianten verfügen jedoch nicht über denselben Funktionsumfang wie die bisherigen Premium-Lizenzen. Eine betroffene Organisation berichtete, dass die Zusammenarbeit an Dokumenten in den webbasierten Office-Versionen wiederholt zu Abstürzen und Datenverlusten geführt habe.

Die Organisationen müssen Abläufe neu organisieren, Dokumente rekonstruieren und Ersatz für bisher kostenlos verfügbare Anwendungen suchen.

Verantwortung ungeklärt

Ob Microsoft rechtlich oder organisatorisch für die gelöschten Daten verantwortlich ist, lässt sich anhand der vorliegenden Informationen bislang nicht abschließend beurteilen. Der Konzern verweist auf seine Ankündigung und die versandten Hinweise. Betroffene halten die Kommunikation dagegen für unzureichend oder missverständlich.

Wie bewertet ihr Microsofts Vorgehen - und kennt ihr jemanden, der betroffen ist?

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